Onko tilitoimiston vaihto ja kilpailutus ajankohtaista?

Taloushallinto on yrityksesi hermokeskus, joten sen sujuvuus on elintärkeää. Jos nykyinen tilitoimistosi viestintä takkuaa, kirjanpidossa on viiveitä tai virheitä, se voi olla merkki tarpeesta kilpailuttaa tai vaihtaa kumppania. Myös epäselvät hinnoittelukäytännöt kannattaa tarkistaa – korkeampi hinta voi kätkeä vanhakantaisia lisätöitä.

Yrityksesi kasvu saattaa puolestaan vaatia laajempia palveluja kuin nykyinen tilitoimistosi pystyy tarjoamaan. Älä siis tyydy vanhentuneeseen palveluun, jos sen sijaan voit parantaa prosessejasi ja säästää kustannuksissa vaihtamalla taloushallintokumppania.

Mistä tietää, että on aika vaihtaa tilitoimistoa?

• Heikko asiakaspalvelu tai viestintä: Jos nykyinen tilitoimisto ei vastaa yhteydenottoihin ajoissa tai sen viestintä on puutteellista, se hidastaa yrityksesi toimintaa.
• Toistuvat virheet kirjanpidossa: Jatkuvat virheet tai puutteet kirjanpidossa viittaavat osaamisen tai prosessien ongelmiin.
• Epäselvä hinnoittelu: Jos laskutuksen perusteet ovat summittaiset tai kustannukset kasvavat odottamatta, kannattaa kilpailuttaa tilitoimisto. Selkeä hinnoittelu takaa kustannustehokkuuden.
• Yrityksen kasvu ja laajentuminen: Kun liiketoiminta kasvaa, tarvitaan joustavia palveluita. Jos nykyinen tilitoimisto ei pysty tarjoamaan laajempaa tukea, voi vaihtaminen olla ajankohtaista.
• Vanha teknologia: Mikäli kaipaat nykyaikaisia sähköisiä työkaluja ja automaatiota taloushallintoosi, mutta tilitoimistosi käyttää lähinnä vanhoja menetelmiä, on syytä etsiä modernimpaa kumppania.

Näiden merkkien ilmaantuessa on hyvä kilpailuttaa tilitoimisto ja kartoittaa uuden kumppanin mahdollisuudet. Moni yrittäjä on huomannut, että uuden tilitoimiston tarjoamat sähköiset ratkaisut, asiantuntemus ja joustava palvelu tuovat nopeasti lisäarvoa verrattuna vanhaan toimintamalliin.

Kilpailuta tilitoimisto – näin onnistut

Kilpailuttaminen on järkevä tapa löytää juuri sinun tarpeisiisi sopiva tilitoimisto. Vertaile tarjouksia huolellisesti: älä tuijota pelkkää tuntihintaa, vaan arvioi palveluiden kattavuutta, osaamista ja teknologian tasoa. Usein hieman korkeampi hinta voi tuoda merkittäviä säästöjä pitkällä aikavälillä – investointi parempaan palveluun maksaa itsensä takaisin tehokkuuden kasvuna.

• Määritä tarpeesi: Listaa, mitä palveluita yrityksesi tarvitsee nyt ja tulevaisuudessa (esim. kirjanpito, palkanlaskenta, raportointi). Mitä selkeämmät kriteerit olet asettanut, sitä tarkempia tarjouksia saat.
• Vertaile hinta-laatusuhdetta: Tutki, mitä kukin tarjous sisältää. Selvitä, kuuluuko hintaan esimerkiksi tilinpäätös, veroilmoitukset tai automaatiotyökalut. Vain niin löydät tilitoimiston, joka tarjoaa rahalleen parhaan arvon.
• Tarkista osaaminen ja työkalut: Varmista, että uusi tilitoimisto tuntee toimialasi erityispiirteet ja käyttää nykyaikaisia taloushallinnon ohjelmistoja. Ajantasaiset työkalut ja automaatio nopeuttavat työntekoa ja vähentävät virheitä.
• Testaa yhteydenotto: Kokeile ottaa yhteyttä potentiaaliseen kumppaniin. Kuinka nopeasti saat vastauksen ja kuinka asiantuntevaa apua tarjolla on? Hyvä asiakaspalvelu näkyy heti ensikontaktista lähtien.

Hyvin kilpailutettu tilitoimisto säästää sinulta aikaa ja varmistaa, että yhteistyö sujuu jatkossa kitkattomasti. Palvelun valinta kannattaa tehdä huolellisesti, sillä hyvä tilitoimisto tekee yrityksesi arjesta sujuvampaa, kun taas huono kumppani voi aiheuttaa merkittäviä ongelmia.

Onko tilitoimiston vaihtaminen vaikeaa?

Moni arvelee, että vaihto on iso urakka, mutta tilanne ei ole niin mutkikas kuin miltä se voi tuntua. Asiantunteva uusi tilitoimisto hoitaa vanhan sopimuksen irtisanomisen ja aineistonsiirrot puolestasi. Erityisen sujuvaa vaihto on, jos yrityksessäsi jatketaan saman kirjanpito-ohjelmiston käyttöä – tarvittavat käyttöoikeudet vain siirretään uudelle kumppanille eikä oppimiskäyrää juuri synny.

Vaihto ajoittuu usein tilikauden vaihteen ympärille, mutta sen voi tehdä myös muuna ajankohtana. Kokeneet ammattilaiset järjestävät vaihdon yleensä 1–2 kuukaudessa siten, että vanha toimisto laatii tilinpäätöksen ja uusi ottaa vastuun juoksevasta kirjanpidosta. Sinun ei siis tarvitse huolehtia päivittäisestä työstä pitkään – uusi kumppani perehdyttää sinut alusta asti uusiin käytäntöihin ja vastaa kaikista teknisistä yksityiskohdista.

Mitä hyötyjä tilitoimiston vaihtamisesta voi saada?

Oikein tehty tilitoimiston vaihto on investointi, joka maksaa itsensä takaisin monin tavoin. Uusi tilitoimisto voi tuoda yrityksellesi esimerkiksi:

• Laadukkaampi palvelu ja asiantuntijuus: Ammattilaisilta saamasi tuki on luotettavampaa, jolloin kirjanpito hoituu virheettömästi ja ammatillisesti.
• Kustannustehokkuus: Selkeämmän hinnoittelun ansiosta et maksa turhasta, ja nykyaikaiset prosessit voivat vähentää laskutusaikaa ja lisätyön tarvetta.
• Skaalautuvat palvelut: Uusi kumppani voi kasvaa rinnallasi tarjoten lisäresursseja ja uusia palveluita, kun yrityksesi tarvitsee esimerkiksi ulkoistettua palkanlaskentaa tai talousjohtamisen tukea.
• Ajantasaiset työkalut: Nykyaikaiset ohjelmistot ja sähköiset palvelut nopeuttavat arkea ja tuovat reaaliaikaiset raportit käsiisi. Voit seurata talouden tunnuslukuja milloin tahansa ja varmistaa, että asiat ovat kunnossa.
• Toimialakohtainen osaaminen ja luottamus: Erikoistunut tiimi ymmärtää yrityksesi alan erityispiirteet, mikä minimoi virheriskiä. Luotettava tilitoimisto antaa mielenrauhaa, sillä talousasiat ovat kunnossa ja sinun ei tarvitse pelätä yllätyslaskuja tai sakkoja.

Tilitoimiston vaihto – näin se onnistuu

Tilitoimiston vaihto sujuu yleensä luontevasti seuraavin askelin:

1. Irtisano nykyinen sopimus kirjallisesti ja sovit vaihdon ajankohdasta. Tarkista sopimuksesta irtisanomisaika ja tiedota vanhalle toimistolle muutoksesta hyvissä ajoin.
2. Pyydä tarjoukset ja valitse uusi kumppani. Vertaa saamiasi tarjouksia ja tee sopimus valitsemasi tilitoimiston kanssa. Aloituspalaverissa käydään läpi käytännöt ja aikataulut.
3. Suunnittele aineistonsiirto. Uusi tilitoimisto auttaa siirtämään kirjanpitoaineiston, pääkirjat ja muut dokumentit sekä antaa tarvittavat valtuudet (esim. Suomi.fi-valtuudet).
4. Aloita uusi yhteistyö. Tarkista uuden kumppanin kanssa, että sovitut palvelut toteutuvat. Jos jokin tuntuu epäselvältä, kerro siitä heti – hyvä tilitoimisto korjaa tilanteen nopeasti.

Näin vaihto menee sujuvasti: uusi tilitoimistokumppani kantaa vastuun prosessista, ja sinä saat keskittyä rauhassa omaan liiketoimintaasi.

Lopulta tilitoimiston vaihto ei ole riski vaan mahdollisuus. Tilitoimisto Ekomia Oy auttaa sinua koko prosessin ajan: tarjoamme henkilökohtaista palvelua asiakassuhteemme alusta lähtien. Ota meihin yhteyttä niin kerromme lisää.

> Lue lisää tilitoimiston vaihtamisesta